Augant įmonei, daugėja ne tik klientų ir užsakymų, bet ir vidinių procesų. Pardavimai, pirkimai, sandėlio likučiai, finansai, projektai, darbuotojų užduotys ir ataskaitos neretai pradedami valdyti skirtingomis programomis ar net atskiromis skaičiuoklėmis. Kurį laiką toks modelis gali veikti, tačiau didėjant informacijos kiekiui jis tampa vis sunkiau kontroliuojamas.
Todėl augančios įmonės anksčiau ar vėliau susiduria su klausimu, kaip skirtingus procesus sujungti ir sumažinti rankinio darbo kiekį. Centralizuotas informacijos valdymas gali padėti išvengti duomenų dubliavimo, supaprastinti kasdienes užduotis ir suteikti aiškesnį bendrą veiklos vaizdą.
Kada atskiros programos pradeda trukdyti?
Vienas pirmųjų signalų – tas pats duomuo keliose vietose įvedamas rankiniu būdu. Pavyzdžiui, pardavimo informacija registruojama vienoje sistemoje, sąskaita išrašoma kitoje, o atsargų duomenys tikrinami dar trečiame įrankyje.
Tokiu atveju darbuotojai dalį laiko skiria ne pačiai veiklai, o informacijos perkėlimui ir tikrinimui. Be to, didėja tikimybė, kad skirtingose sistemose esantys duomenys pradės nesutapti.
Kitas ženklas – ataskaitų rengimas užtrunka pernelyg ilgai. Jei vadovui norint pamatyti bendrus veiklos rezultatus reikia surinkti informaciją iš kelių padalinių, programų ar failų, esami įrankiai gali būti nebepakankami augančios įmonės poreikiams.
Kodėl svarbu sujungti skirtingus procesus?
Didžiausia nauda atsiranda tuomet, kai finansai, pardavimai, pirkimai, atsargos ir kitos veiklos sritys nėra valdomos kaip atskiros informacijos salos. Tarpusavyje susieti duomenys leidžia tą pačią informaciją panaudoti keliuose procesuose ir sumažinti poreikį ją įvesti pakartotinai.
Pavyzdžiui, užregistravus kliento užsakymą, su juo susijusi informacija gali būti reikalinga sandėliui, apskaitai, pirkimams ar logistikai. Kai tokių operacijų daugėja, sistema verslo valdymui gali tapti bendra aplinka, kurioje skirtingi įmonės procesai remiasi tais pačiais duomenimis, o informacija tarp padalinių juda nuosekliau.
Skirtingų verslų poreikiai, žinoma, nėra vienodi. Gamybos bendrovei gali būti svarbus žaliavų ir gamybos planavimas, prekybos įmonei – atsargų bei pardavimų kontrolė, o paslaugų verslui – projektų valdymas ir darbo laiko apskaita. Todėl sistemos funkcijos turėtų būti vertinamos pagal realius įmonės procesus.
Kodėl svarbi prieiga prie vieningų duomenų?
Verslo sprendimų kokybė priklauso ir nuo to, kokią informaciją vadovai turi konkrečiu momentu. Jeigu duomenys atnaujinami retai arba surenkami iš kelių tarpusavyje nesusietų šaltinių, bendras veiklos vaizdas gali būti neišsamus.
Centralizuoti duomenys leidžia vienoje vietoje stebėti ne tik finansinius rezultatus. Priklausomai nuo įmonės veiklos galima matyti užsakymų eigą, atsargų pokyčius, klientų įsiskolinimus, projektų būklę ar kitus svarbius rodiklius.
Tai ypač aktualu augančioms organizacijoms, kuriose sprendimai vis dažniau turi būti grindžiami ne pavieniais darbuotojų pastebėjimais, o aktualia ir tarpusavyje palyginama informacija.
Kaip pasiruošti sistemos diegimui?
Viena dažniausių klaidų – pradėti nuo programos pasirinkimo dar neįvertinus esamų procesų. Prieš diegiant naują sprendimą naudinga aiškiai suprasti, kaip šiuo metu juda informacija įmonėje, kur susidaro daugiausia rankinio darbo ir kurios užduotys dažniausiai dubliuojamos.
Taip pat verta iš anksto apsibrėžti, kokių ataskaitų ir rodiklių iš tikrųjų reikia. Didelis funkcijų skaičius savaime negarantuoja geresnio rezultato, jei didžioji jų dalis kasdienėje veikloje nebus naudojama.
Svarbus ir darbuotojų įtraukimas. Žmonės, kurie kasdien dirba su pardavimais, apskaita, sandėliu ar projektais, dažnai geriausiai žino, kuriuose procesuose prarandama daugiausia laiko ir kur dažniausiai atsiranda informacijos spragų.
Technologija turėtų prisitaikyti prie verslo
Verslo procesų skaitmenizavimas neturėtų apsiriboti vien naujos programos įsigijimu. Didžiausia nauda atsiranda tada, kai technologija padeda supaprastinti aiškiai apibrėžtus procesus ir suteikia darbuotojams patikimus duomenis kasdieniams sprendimams.
Todėl renkantis sprendimą verta vertinti ne tik jo funkcijų sąrašą, bet ir galimybę pritaikyti sistemą įmonės veiklos modeliui, integruoti ją su jau naudojamais įrankiais bei plėsti kartu su verslu. Tinkamai pasirinkta technologinė aplinka gali sumažinti administracinę naštą ir padėti efektyviau valdyti augančios organizacijos informaciją.
