Kiekvienas verslo savininkas, laisvai samdomas specialistas ar individualios veiklos vykdytojas anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe išrašyti sąskaitą faktūrą. Tai nėra tik formalumas – tai oficialus finansinis dokumentas, kuris yra būtinas tiek jūsų buhalterijai, tiek klientų atskaitomybei. Nors daugeliui pradedančiųjų šis procesas gali atrodyti painus dėl gausybės teisinių reikalavimų, žinant pagrindines taisykles ir turint patikimą šabloną, sąskaitų faktūrų rengimas tampa greita ir sklandžia kasdienybės dalimi. Šiame straipsnyje nuodugniai aptarsime, kas sudaro teisingą sąskaitą faktūrą, kokių klaidų reikėtų vengti ir kaip susikurti dokumentą, kuris atitiktų visus mokesčių inspekcijos keliamus reikalavimus.
Pagrindiniai rekvizitai: kas privalo būti sąskaitoje faktūroje
Kad sąskaita faktūra būtų laikoma juridiškai galiojančia, ji privalo atitikti Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymo (jei esate PVM mokėtojas) arba bendrųjų buhalterinės apskaitos nuostatų reikalavimus. Net ir smulkiausia klaida gali tapti kliūtimi jūsų klientui nurašyti sąnaudas arba sukelti klausimų mokesčių administratoriui patikrinimo metu.
Privalomi duomenys, kuriuos būtina įtraukti į kiekvieną sąskaitą:
- Dokumento pavadinimas ir serija bei numeris. Sąskaita faktūra turi turėti unikalų numerį. Svarbu, kad numeracija būtų nuosekli ir neturėtų spragų.
- Išrašymo data. Tai diena, kada dokumentas buvo suformuotas.
- Prekių ar paslaugų tiekėjo duomenys. Įmonės pavadinimas, kodas, PVM mokėtojo kodas (jei aktualu), adresas bei kontaktai.
- Pirkėjo duomenys. Tie patys rekvizitai, kaip ir tiekėjo, siekiant aiškiai identifikuoti, kam teikiamos paslaugos.
- Prekių ar paslaugų aprašymas. Turi būti aiškiai nurodyta, už ką klientas moka. Venkite abstrakčių frazių, geriau detaliau įvardinti suteiktus darbus ar parduotas prekes.
- Matavimo vienetai ir kiekiai. Tai ypač svarbu prekyboje prekėmis, tačiau paslaugų atveju dažnai nurodomos valandos, projektai ar vienetai.
- Vieneto kaina ir bendra suma. Turi būti aiškiai išskirta kaina be PVM, PVM suma (jei taikoma) ir galutinė mokėtina suma.
- Mokėjimo terminas ir rekvizitai. Aiškiai nurodykite, iki kada sąskaita turi būti apmokėta, ir į kokią banko sąskaitą pervesti lėšas.
Kodėl svarbu naudoti profesionalų šabloną
Naudoti tvarkingą, iš anksto paruoštą šabloną yra ne tik estetinio pobūdžio sprendimas. Tai pirmiausia apsauga nuo žmogiškųjų klaidų. Kai turite šabloną su įrašytais jūsų įmonės rekvizitais, automatiniais skaičiavimais ir tvarkingu išdėstymu, sumažinate riziką praleisti svarbią informaciją.
Profesionalus šablonas sukuria pasitikėjimą. Kai klientas gauna aiškią, suformatuotą ir lengvai perskaitomą sąskaitą, jis supranta, kad dirba su patikimu partneriu. Priešingai – neaiškiai surašyta sąskaita ant paprasto balto lapo be logotipo ar tvarkingos lentelės gali sukelti abejonių dėl jūsų verslo rimtumo. Be to, šablonas leidžia greičiau vykdyti procesus: užuot kiekvieną kartą kūrę dokumentą nuo nulio, tiesiog pakeičiate pirkėjo duomenis ir paslaugų aprašymą, taip sutaupydami dešimtis minučių kiekvieną savaitę.
Dažniausiai daromos klaidos ir kaip jų išvengti
Net patyrę verslininkai kartais įsivelia į klaidas, kurios vėliau reikalauja papildomo laiko taisymams, kreditinių sąskaitų išrašymui ar aiškinimuisi su buhalteriais. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių klaidų:
Numeracijos klaidos
Sąskaitų numeracija privalo būti chronologinė. Jei išrašote sąskaitą numeriu 005, po jos einanti sąskaita negali būti 003. Tokie neatitikimai buhalterijoje atrodo įtartinai ir gali rodyti neskaidrią veiklą. Jei netyčia praleidote numerį ar sugadinote sąskaitą, būtinai ją anuliuokite ir turėkite įrodymus, kad ji nebuvo pateikta klientui.
Netikslūs paslaugų aprašymai
Dažna klaida – „konsultacijos“ arba „darbai pagal sutartį“. Mokesčių inspekcija reikalauja detalumo. Jei teikėte konsultacijas, nurodykite temą arba laikotarpį. Tai padeda išvengti problemų, jei kiltų klausimų dėl paslaugų pagrįstumo ar PVM atskaitymo.
Netinkamas PVM taikymas
Jei esate PVM mokėtojas, klaidos PVM skaičiavime yra vienos skaudžiausių. Būtina žinoti, kada taikomas 21 proc., o kada – lengvatinis tarifas. Taip pat svarbu teisingai nurodyti PVM objektą, jei prekiaujate su kitomis Europos Sąjungos šalimis. Visada pasitikrinkite, ar pirkėjo kodas ir PVM kodas yra įrašyti teisingai.
Mokėjimo sąlygų neaiškumas
Jei nenurodote mokėjimo termino, teisiškai klientas gali manyti, kad turi neapibrėžtą laiką apmokėjimui. Visada nurodykite konkrečią datą arba terminą dienomis nuo sąskaitos išrašymo datos (pvz., „mokėti per 14 dienų“).
Ką daryti, jei sąskaitoje rasta klaida
Nėra nieko baisaus, jei pastebėjote klaidą jau išrašytoje sąskaitoje. Svarbu žinoti, kaip ją teisingai ištaisyti. Jokiu būdu negalima tiesiog ištrinti klaidingo dokumento ir sugeneruoti naują su tuo pačiu numeriu, jei pirmasis jau buvo išsiųstas pirkėjui.
Jei klaida pastebėta:
- Jei sąskaita dar neišsiųsta pirkėjui, ją tiesiog ištrinkite ir suformuokite naują.
- Jei sąskaita jau išsiųsta, turite išrašyti „Kreditinę sąskaitą faktūrą“. Joje anuliuojama pirminė sąskaita (dažniausiai su minuso ženklu) ir, jei reikia, išrašoma nauja, teisinga sąskaita.
- Visada informuokite klientą apie daromą pakeitimą ir atsiųskite naują dokumentą, kad būtų išlaikyta tvarka abiejų šalių buhalterijose.
Techniniai įrankiai sąskaitų faktūrų rengimui
Šiandien nebūtina sąskaitų faktūrų rašyti „Excel“ ar „Word“ programose, kurios didina klaidų riziką. Rinkoje gausu specializuotų programėlių ir buhalterinės apskaitos sistemų, kurios automatizuoja šį procesą.
Naudodami buhalterinę sistemą, jūs:
- Automatiškai generuojate sąskaitas su nuoseklia numeracija.
- Turite pirkėjų ir paslaugų duomenų bazę, tad nereikia kaskart vesti informacijos iš naujo.
- Lengvai stebite apmokėjimus – sistema pati primena klientams apie vėluojančius mokėjimus.
- Visada esate užtikrinti, kad jūsų šablonas atitinka naujausius teisės aktų reikalavimus, nes programinę įrangą nuolat atnaujina jos kūrėjai.
Tai ypač aktualu augantiems verslams, kur sąskaitų kiekis skaičiuojamas dešimtimis ar šimtais per mėnesį. Rankinis darbas tokiu atveju tampa neefektyvus ir didina klaidų tikimybę.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar privalau dėti įmonės antspaudą ant sąskaitos faktūros?
Lietuvoje antspaudas nėra privalomas rekvizitas. Sąskaita faktūra yra galiojanti ir be jo, jei joje yra visi kiti privalomi duomenys. Parašas taip pat nėra būtinas, jei sąskaita suformuota kompiuteriniu būdu ir joje yra visi kiti rekvizitai.
Ką daryti, jei klientas neprašo sąskaitos faktūros?
Pagal galiojančius įstatymus, vykdant ūkinę komercinę veiklą, sąskaitą faktūrą privalote išrašyti beveik visais atvejais, kai parduodate prekę ar suteikiate paslaugą. Tai jūsų pajamų apskaitos pagrindas, todėl sąskaitą išrašyti privaloma, net jei klientas jos nereikalauja.
Kaip ilgai privalau saugoti išrašytas sąskaitas?
Pagal Bendrąjį dokumentų saugojimo terminų rodyklę, sąskaitas faktūras privalote saugoti 10 metų. Šį terminą reikia skaičiuoti nuo metų pabaigos, kuriais sąskaita buvo išrašyta.
Ar galiu sąskaitą faktūrą siųsti el. paštu?
Taip, elektroniniu paštu siunčiama sąskaita faktūra yra visiškai lygiavertė popierinei sąskaitai. Svarbu, kad ji būtų PDF formatu arba kitoje formoje, kurios negalima lengvai pakeisti po išsiuntimo.
Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir sąskaitos išankstiniam apmokėjimui?
Sąskaita išankstiniam apmokėjimui yra tik informacinis dokumentas, kviečiantis klientą apmokėti už paslaugas ar prekes. Tai nėra apskaitos dokumentas. Tikra sąskaita faktūra (arba PVM sąskaita faktūra) išrašoma tada, kai prekės pristatytos arba paslaugos suteiktos.
Sąskaitų faktūrų svarba verslo sėkmei
Tvarkinga sąskaitų faktūrų apskaita yra neatsiejama nuo sėkmingo verslo valdymo. Tai rodo ne tik jūsų profesionalumą bendraujant su klientais, bet ir užtikrina sklandų bendradarbiavimą su valstybės institucijomis. Investuodami laiką į kokybiško šablono parengimą arba pasirinkdami patikimą buhalterinę programą, jūs kuriate pamatus stabiliai finansinei ateičiai.
Nepamirškite, kad kiekviena sąskaita yra jūsų verslo vizitinė kortelė. Jei ji tvarkinga, aiški ir lengvai suprantama, klientas jausis saugiau, o jūs išvengsite nereikalingų klausimų. Visuomet peržiūrėkite savo parengtus dokumentus prieš juos išsiunčiant ir nuolat stebėkite, ar jūsų naudojami šablonai atitinka visus galiojančius reikalavimus, nes mokesčių įstatymai turi tendenciją keistis. Būkite atidūs detalėms ir jūsų finansinė apskaita taps paprasta, greita bei nekeliančia jokio streso.
