Verslo santykiai Europos Sąjungos viduje atveria plačias galimybes plėtrai, tačiau kartu su jais atsiranda ir specifinės mokestinės prievolės bei rizikos. Vienas iš svarbiausių veiksmų, kurį turi atlikti kiekvienas atsakingas verslininkas prieš sudarydamas sutartį ar pervesdamas pinigus naujam partneriui, yra ES PVM kodo tikrinimas. Nors iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip formalumas, netinkamai patikrintas partnerio statusas gali virsti rimtais finansiniais nuostoliais, mokestinėmis patikromis ar net kaltinimais dalyvavus sukčiavimo schemose. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime, kodėl šis procesas yra būtinas, kaip tai atlikti naudojant oficialią Europos Komisijos sistemą ir į kokius niuansus privalote atkreipti dėmesį, kad apsaugotumėte savo verslą nuo nereikalingos rizikos.
Kodėl ES PVM kodo tikrinimas yra kritiškai svarbus?
Pagrindinė priežastis, kodėl vykdomas PVM mokėtojų tikrinimas, yra susijusi su atvirkštinio PVM apmokestinimo mechanizmu. Prekiaujant su kitų ES šalių įmonėmis, taikomas 0 proc. PVM tarifas, tačiau tai galioja tik tuo atveju, jei abi pusės yra oficialiai registruotos kaip PVM mokėtojos savo valstybėse. Jei jūsų partneris nėra PVM mokėtojas, tačiau jūs pritaikote 0 proc. tarifą, Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) turi teisę priskaičiuoti standartinį PVM tarifą kartu su delspinigiais ir baudomis.
Be tiesioginių mokestinių nuostolių, egzistuoja ir reputacinė bei teisinė rizika. Mokesčių administratoriai itin atidžiai stebi įmones, kurios vykdo prekybą su „išnykusiais“ prekybininkais (angl. missing traders). Tai įmonės, kurios fiktyviai vykdo veiklą, vengia mokėti mokesčius ir po kurio laiko dingsta. Jei įrodysite, kad atlikote patikrą ir turite įrodymus, tai gali tapti svarbiu argumentu ginant savo poziciją mokesčių patikros metu.
Oficiali VIES sistema: kaip ja naudotis
Europos Sąjunga yra sukūrusi centralizuotą sistemą, vadinamą VIES (angl. VAT Information Exchange System). Tai yra pagrindinis įrankis, skirtas ES PVM mokėtojų duomenų tikrinimui realiuoju laiku. Sistema yra visiškai nemokama ir prieinama bet kuriam verslo atstovui.
Norint patikrinti partnerį, reikia atlikti šiuos žingsnius:
- Prisijungti prie oficialios Europos Komisijos VIES svetainės.
- Pasirinkti valstybę narę iš pateikto sąrašo, kurioje registruotas jūsų potencialus partneris.
- Įvesti partnerio įmonės PVM mokėtojo kodą.
- Paspausti mygtuką „Tikrinti“ (angl. Verify).
Sistema pateiks atsakymą, ar nurodytas kodas egzistuoja ir ar jis yra galiojantis konkrečiam verslo partneriui. Svarbu suprasti, kad VIES sistema ne tik patvirtina kodo galiojimą, bet ir leidžia susieti PVM kodą su konkrečiu įmonės pavadinimu ir adresu, jei valstybė narė yra pateikusi tokius duomenis. Jei sistema rodo „Neteisingas PVM kodas“, tai yra pirmas signalas, kad sandorį vykdyti yra rizikinga arba partneris pateikė klaidingus duomenis.
Ką daryti, jei duomenys sistemoje nesutampa?
Kartais pasitaiko situacijų, kai PVM kodas yra galiojantis, tačiau sistema nerodo įmonės pavadinimo arba jis nesutampa su tuo, kurį nurodė partneris. Tai gali įvykti dėl kelių priežasčių: techninių trikdžių, skirtingų duomenų bazių atnaujinimo greičio arba tiesiog klaidos registracijoje. Tokiais atvejais rekomenduojame imtis papildomų saugumo priemonių:
- Paprašykite partnerio pateikti oficialią PVM mokėtojo registracijos pažymą, kurią išdavė jų šalies mokesčių administratorius.
- Patikrinkite įmonės registracijos duomenis vietiniame tos šalies įmonių registre (kiekviena ES valstybė turi viešą juridinių asmenų registrą).
- Jei abejonės išlieka, paprašykite savo buhalterio arba mokesčių konsultanto peržiūrėti sutartį ir partnerio dokumentus.
Būtina išsaugoti tikrinimo ekrano kopiją (angl. screenshot) ar atspausdinti patikros rezultatą. Tai bus jūsų „deramo patikrinimo“ (angl. due diligence) įrodymas, jei ateityje kiltų klausimų dėl PVM taikymo pagrįstumo. VMI vertina pastangas, kurias verslas deda siekdamas užtikrinti sandorio teisėtumą.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
Ar VIES sistema pateikia informaciją apie tai, ar įmonė yra patikima?
Ne, VIES sistema yra tik techninis įrankis, skirtas patikrinti, ar PVM kodas yra galiojantis ir ar jis priklauso nurodytai įmonei. Ji nevertina įmonės mokumo, istorijos ar reputacijos.
Ar privaloma tikrinti PVM kodą prieš kiekvieną sandorį?
Nors tai nėra teisiškai privaloma kiekvieną kartą, rekomenduojama tikrinti prieš sudarant pirmąjį sandorį ir periodiškai, jei bendradarbiavimas tęsiasi ilgai. PVM statusas gali pasikeisti per naktį, todėl per didelis atsargumas šiuo atveju yra privalumas.
Ar galiu atskaityti PVM, jei partneris nurodė neteisingą kodą?
Jei PVM kodas yra neteisingas, atvirkštinio PVM mechanizmas negali būti taikomas. Jūs turite būti itin atidūs, nes klaida kodo įvedime gali kainuoti visą PVM sumą, kurią vėliau turėsite sumokėti savo šalies biudžetui.
Ką daryti, jei sistema neveikia?
VIES sistema kartais vykdo techninius profilaktikos darbus. Jei sistema neveikia, bandykite prisijungti vėliau. Jei skubiai reikia patikrinti partnerį, galite kreiptis į savo šalies mokesčių administratorių (VMI), kuris gali suteikti informaciją apie užsienio PVM mokėtojus.
Ar VIES duomenų bazė atnaujinama realiuoju laiku?
Taip, sistema yra sujungta su nacionalinėmis duomenų bazėmis, tačiau priklausomai nuo konkrečios šalies IT infrastruktūros, duomenų atnaujinimas gali vėluoti. Vis dėlto tai yra patikimiausias šaltinis visoje ES.
Papildomos priemonės verslo partnerių rizikai valdyti
Vien tik PVM kodo tikrinimas negarantuoja sėkmingo bendradarbiavimo. Kad išvengtumėte nuostolių, verta taikyti platesnį rizikos valdymo priemonių rinkinį. Tai ypač aktualu dirbant su naujais partneriais, esančiais kitose šalyse. Pirmiausia, patikrinkite įmonės finansinę būklę. Šiuolaikiniai verslo informacijos portalai leidžia už nedidelį mokestį gauti ataskaitas apie įmonės skolas, darbuotojų skaičių, pelningumą ir turimą turtą. Jei įmonė registruota vos prieš kelis mėnesius, o deklaruoja milijonines apyvartas – tai raudona vėliava.
Antra, atkreipkite dėmesį į mokėjimo sąlygas. Jei naujas partneris primygtinai reikalauja specifinių mokėjimo būdų ar didelių avansų, būkite budrūs. Taip pat svarbu išnagrinėti sutarčių sąlygas. Ar sutartyje aiškiai apibrėžta atsakomybė už mokesčių nesumokėjimą? Ar nurodyta, kokios teisės normos taikomos ginčų atveju? Profesionaliai parengta sutartis su aiškiai nurodytu partnerio PVM kodu yra jūsų pagrindinis saugiklis.
Galiausiai, bendraukite. Jei kyla bent menkiausių abejonių dėl partnerio patikimumo, tiesiogiai užduokite klausimus. Profesionalios įmonės niekada nesibaimina pateikti papildomos informacijos apie savo veiklą. Jei partneris vengia atsakyti į klausimus apie registracijos statusą ar kitus juridinius aspektus, tai yra pakankamas pagrindas nutraukti derybas.
Integravimas į buhalterines apskaitos sistemas
Didelėms įmonėms ar tiems, kurie su ES partneriais prekiauja nuolatos, rankinis kiekvieno PVM kodo tikrinimas gali tapti neefektyviu procesu. Šiuolaikinės apskaitos programos ir ERP sistemos dažnai turi įdiegtas integracijas su VIES sistema. Tai leidžia automatizuoti tikrinimo procesą.
Kai kuriose sistemose PVM kodo tikrinimas vykdomas automatiškai vos įvedus naują tiekėją ar pirkėją į duomenų bazę. Sistema pati patikrina VIES duomenų bazę ir, jei partnerio PVM kodas yra negaliojantis, išveda įspėjimą buhalteriui. Tai ne tik sutaupo laiko, bet ir eliminuoja žmogiškąją klaidą, kai skaičius suvedamas neteisingai ar praleidžiamas vienas simbolis.
Be to, automatinis tikrinimas suteikia galimybę nuolat stebėti esamų partnerių PVM statusą. Jei partneris dėl kokių nors priežasčių praranda PVM mokėtojo statusą, sistema gali automatiškai informuoti atsakingus asmenis. Toks proaktyvus požiūris yra geriausias būdas išvengti mokesčių problemų ir užtikrinti sklandų verslo procesų vykdymą.
Mokesčių administratoriaus vaidmuo ir jūsų atsakomybė
Svarbu suprasti, kad mokesčių administratorius neturi pareigos iš anksto įspėti įmonių apie jų pasirinktų partnerių rizikas. Tai yra verslo atsakomybė. VMI ir kitų valstybių mokesčių inspekcijos veikia pagal principą, kad mokesčių mokėtojas privalo būti rūpestingas ir atsakingas. Jei sandoris pasirodo esąs susijęs su mokesčių vengimu, įrodymai, kad jūs atlikote patikrą, yra vienintelis dalykas, galintis jus apsaugoti nuo baudų.
Visada rekomenduojama turėti aiškią tvarką įmonėje, kaip tikrinami nauji partneriai. Tai gali būti paprastas vidinis dokumentas, nurodantis, kad prieš sudarant sutartį privaloma: 1) patikrinti PVM kodą VIES sistemoje, 2) įsitikinti partnerio registracijos duomenų autentiškumu, 3) išsaugoti patikros rezultatus elektroniniame archyve. Tokia tvarka parodo VMI, kad įmonėje veikia vidaus kontrolės sistema, o tai smarkiai didina pasitikėjimą jumis kaip verslo subjektu.
Be to, ES reglamentai nuolat keičiasi, todėl svarbu sekti naujausią informaciją. Pavyzdžiui, per pastaruosius metus buvo įvesta daugiau reikalavimų dėl elektroninės prekybos ir nuotolinių paslaugų apmokestinimo. Jei prekiaujate internetu, jūsų prievolės gali skirtis priklausomai nuo to, ar jūsų pirkėjas yra privatus asmuo (B2C), ar verslo subjektas (B2B). ES PVM kodo tikrinimas yra itin aktualus būtent B2B segmento operacijoms, kur taikomos specifinės taisyklės dėl PVM atskaitymų.
Pabaigai, atminkite, kad PVM kodas nėra tiesiog raidžių ir skaičių kombinacija – tai oficialus jūsų partnerio juridinio asmens statuso patvirtinimas visoje Europos Sąjungos teritorijoje. Skirkite laiko teisingam partnerių vertinimui, naudokitės oficialiais įrankiais ir visada dokumentuokite savo atliktus veiksmus. Tai ne tik padės išvengti nereikalingų išlaidų, bet ir suteiks ramybę vykdant tarptautinę prekybą.
