Darbo užmokesčio administravimas apima gerokai daugiau nei galutinės sumos darbuotojui apskaičiavimą. Prieš atlyginimui pasiekiant darbuotojo sąskaitą reikia įvertinti faktiškai dirbtą laiką, neatvykimus, viršvalandžius, priedus, premijas, mokesčius ir kitus priskaitymus. Kuo daugiau darbuotojų ir kuo įvairesni jų darbo grafikai, tuo sudėtingiau šią informaciją valdyti rankiniu būdu. Todėl vienas svarbiausių žingsnių siekiant efektyvesnio proceso yra darbo laiko ir atlyginimų apskaitos sujungimas į nuoseklią sistemą.
Viskas prasideda nuo darbo laiko apskaitos
Tikslus atlyginimas neatsiejamas nuo teisingai užfiksuoto darbo laiko. Įmonėse gali būti taikomi standartiniai darbo grafikai, suminė darbo laiko apskaita, skirtingos pamainos ar individualūs susitarimai, todėl vienodas sprendimas visiems darbuotojams ne visada tinka.
Darbo laiko žiniaraščius galima pildyti tiesiogiai sistemoje arba importuoti iš „Excel“ ar CSV failų. Etatinei darbo laiko apskaitai tabelis gali būti generuojamas automatiškai, o suminės apskaitos duomenis galima importuoti arba suvesti rankiniu būdu. Tai leidžia pasirinkti konkrečiai įmonei tinkamesnį darbo būdą ir kartu išlaikyti visus duomenis vienoje aplinkoje.
Suminės darbo laiko apskaitos laikotarpį galima nustatyti individualiai kiekvienam darbuotojui. Sistema taip pat padeda įvertinti viršvalandžius bei kitus papildomus priskaitymus.
Mažiau rankinio duomenų perkėlimo
Viena dažniausių atlyginimų administravimo problemų atsiranda tada, kai darbo laikas fiksuojamas vienoje vietoje, darbuotojų duomenys saugomi kitoje, o atlyginimai skaičiuojami dar kitoje programoje. Tokiu atveju informaciją reikia nuolat perkelti, tikrinti ir taisyti.
Kai tabelio, darbuotojo sutarties ir atlyginimo duomenys susiejami, galima sumažinti pasikartojančio darbo. Pagal sukurtą darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir darbuotojo sutartyje nustatytas sąlygas sistema gali apskaičiuoti darbo užmokestį. Skaičiavimas gali būti atliekamas vienai pasirinktai sutarčiai arba visoms įmonėje galiojančioms sutartims.
Tai ypač aktualu augančioms įmonėms, kuriose net nedidelis papildomas veiksmas, pakartotas keliolikai ar keliems šimtams darbuotojų, gali pareikalauti nemažai laiko.
Nuo darbo valandų iki galutinės sumos
Tikslus darbo užmokesčio apskaičiavimas turi apimti ne tik pagrindinį atlyginimą. Reikia įvertinti galimus priedus, premijas, viršvalandžius, naktinį darbą, komandiruotes, ligos laikotarpius bei kitus priskaitymus. „Monet DU“ leidžia šią informaciją administruoti vienoje sistemoje, taip pat taikyti atlyginimų skaičiavimui reikalingus mokesčių nustatymus.
Darbuotojo atlygis gali būti nustatytas kaip fiksuotas mėnesinis arba valandinis. Esant nukrypimų nuo įprasto darbo režimo, mėnesinis atlygis gali būti perskaičiuojamas pagal darbo laiko duomenis. Sistemoje taip pat galima nurodyti priedus ir premijas, atskiriant skirtingą jų įtaką vidutiniam darbo užmokesčiui.
Tokia struktūra padeda išvengti situacijos, kai kiekvienas papildomas priskaitymas turi būti skaičiuojamas atskirai ir vėliau rankiniu būdu perkeltas į bendrą atlyginimo skaičiavimą.
Svarbu ne tik apskaičiuoti, bet ir parengti dokumentus
Atlyginimų administravimas nesibaigia skaičiaus gavimu. Įmonei reikia darbo užmokesčio žiniaraščių, mokėjimo informacijos, deklaracijų ir kitų dokumentų. Jeigu jie rengiami atskirai nuo pagrindinės apskaitos, didėja ir darbo apimtis, ir neatitikimų tikimybė.
Darbo užmokesčio modulyje galima generuoti atlyginimų žiniaraščius, mokėjimo ataskaitas bei kitus su atlyginimų apskaita susijusius dokumentus. Duomenys saugomi elektroninėje aplinkoje, todėl juos galima greičiau pasiekti ar eksportuoti.
Sistema taip pat paruošia deklaracijoms reikalingus duomenis. Bendroje „Monet“ sistemoje numatyta galimybė deklaracijas formuoti, pasirašyti elektroniniu parašu ir pateikti „Sodrai“ bei Valstybinei mokesčių inspekcijai.
Darbuotojų savitarna sumažina administracinį krūvį
Dalį darbo užmokesčio proceso apsunkina ne pats skaičiavimas, o informacijos surinkimas. Atostogų prašymai, komandiruotės, darbas iš namų ar informacija apie sukauptas atostogas neretai keliauja elektroniniais laiškais ir vėliau turi būti papildomai suvedama į apskaitą.
Darbuotojų savitarna leidžia dalį šių procesų perkelti į bendrą sistemą. Darbuotojai gali pateikti prašymus, peržiūrėti atlyginimo informaciją ir sukauptas atostogas, o patvirtinti neatvykimai gali automatiškai patekti į darbo laiko žiniaraštį.
Tokiu būdu mažėja poreikis tuos pačius duomenis administruoti keliais etapais.
Paprastesnis procesas prasideda nuo vientisos informacijos
Darbo užmokesčio apskaitoje klaidos neretai atsiranda ne todėl, kad pats skaičiavimas yra pernelyg sudėtingas, o todėl, kad jam reikalinga informacija kaupiama skirtingose vietose. Kuo daugiau rankinio duomenų perkėlimo, tuo daugiau laiko reikia tikrinimui.
Sujungus tabelį, darbuotojų sutartis, papildomus priskaitymus, atlyginimų apskaičiavimą ir dokumentų rengimą, procesas tampa nuoseklesnis. Automatizavimas nepanaikina atsakingo specialisto vaidmens, tačiau sumažina rutininių veiksmų skaičių ir suteikia daugiau galimybių sutelkti dėmesį į duomenų kontrolę bei išimtinius atvejus. Augant darbuotojų skaičiui būtent toks vientisas procesas padeda išlaikyti darbo užmokesčio administravimą valdomą.
