Kiekvieno pradedančiojo verslininko kelyje ateina tas džiugus momentas, kai pirmoji prekė parduota arba pirmoji paslauga sėkmingai suteikta. Euforiją dėl sėkmingo starto netrukus pakeičia biurokratinė realybė – norint gauti apmokėjimą, būtina teisingai įforminti sandorį. Nors sąskaitos faktūros išrašymas gali atrodyti kaip elementarus veiksmas, būtent čia daugelis jaunų verslų padaro klaidų, kurios vėliau sukelia problemų tiek santykiuose su klientais, tiek bendraujant su Valstybine mokesčių inspekcija (VMI). Teisingai parengtas dokumentas yra ne tik pinigų gavimo pagrindas, bet ir jūsų verslo profesionalumo veidrodis, todėl suprasti pagrindinius principus ir vengti dažniausiai pasitaikančių spąstų yra gyvybiškai svarbu dar prieš išsiunčiant pirmąjį dokumentą klientui.
Kas yra sąskaita faktūra ir kuo ji skiriasi nuo PVM sąskaitos faktūros?
Prieš pradedant pildyti dokumentus, būtina suprasti sąvokas. Lietuvoje dažniausiai susiduriama su dviem pagrindiniais dokumentų tipais: paprasta sąskaita faktūra ir PVM sąskaita faktūra. Skirtumas tarp jų yra esminis ir priklauso nuo jūsų statuso PVM mokėtojų registre.
Jeigu jūs nesate PVM mokėtojas (tai dažnai taikoma pradedantiesiems, vykdantiems individualią veiklą ar turintiems mažąją bendriją, kol apyvarta neviršija 45 000 Eur per paskutinius 12 mėnesių), jūs išrašote paprastą sąskaitą faktūrą. Šiame dokumente PVM tarifas ir suma nėra išskiriami, o dokumento pavadinime žodis „PVM“ nevartojamas.
Tuo tarpu, jei esate registruotas PVM mokėtojas, privalote išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Joje privaloma nurodyti PVM tarifą (pvz., 21 proc.), PVM sumą bei jūsų PVM mokėtojo kodą. Tai yra griežtos apskaitos dokumentas, kuriam taikomi specifiniai Buhalterinės apskaitos įstatymo reikalavimai.
Privalomi rekvizitai: ką būtina nurodyti dokumente?
Kad sąskaita faktūra turėtų juridinę galią ir būtų pripažinta tinkamu buhalterinės apskaitos dokumentu, joje privalo būti nurodyti tam tikri rekvizitai. Praleidus bent vieną iš jų, dokumentas gali būti laikomas negaliojančiu, o klientas gali atsisakyti jį apmokėti motyvuodamas neteisingu įforminimu.
Pagrindiniai privalomi elementai yra šie:
- Dokumento pavadinimas: aiškiai nurodykite, ar tai „Sąskaita faktūra“, ar „PVM sąskaita faktūra“.
- Serija ir numeris: tai unikalus dokumento identifikatorius (plačiau apie tai – kitame skyriuje).
- Išrašymo data: diena, kai dokumentas yra sugeneruojamas.
- Prekių tiekimo ar paslaugų teikimo data: jei ji sutampa su išrašymo data, papildomai jos nurodyti nebūtina, tačiau jei paslaugos buvo suteiktos anksčiau, šią datą nurodyti privaloma.
- Pardavėjo rekvizitai: pavadinimas (arba vardas, pavardė), įmonės kodas (arba individualios veiklos pažymos numeris), PVM mokėtojo kodas (jei esate PVM mokėtojas), adresas.
- Pirkėjo rekvizitai: pirkėjo pavadinimas, kodas, PVM kodas (jei turi) ir adresas.
- Prekės ar paslaugos pavadinimas: aprašymas turi būti pakankamai detalus, kad būtų aišku, už ką mokama.
- Kiekis, matavimo vienetai ir kaina: vieneto kaina, kiekis ir bendra suma.
Serija ir numeris – kaip sukurti sistemą ir nesuklysti?
Viena dažniausiai pasitaikančių pradedančiųjų dilemų – kaip numeruoti sąskaitas. Įstatymai nereglamentuoja, kokias raides ar skaičius privalote naudoti, tačiau reikalauja, kad numeracija būtų didėjanti ir unikali. Tai reiškia, kad negali būti dviejų sąskaitų su ta pačia serija ir numeriu.
Rekomenduojama susikurti paprastą ir logišką sistemą. Serija dažniausiai yra raidžių kombinacija, identifikuojanti jūsų įmonę arba veiklos metus, pavyzdžiui:
- Įmonės trumpinys: UAB „Mano Verslas“ gali naudoti seriją MV.
- Metų indikacija: 2023 metais galite naudoti seriją 23 arba MV23.
Numeris dažniausiai pradedamas nuo 1, tačiau, kad išvengtumėte nesusipratimų ir sąskaitos atrodytų tvarkingiau, rekomenduojama naudoti kelių skaitmenų formatą, pvz., 0001, 0002. Taip jūsų pirmoji sąskaita atrodys: Serija MV Nr. 0001. Svarbiausia taisyklė – numeriai negali kartotis ir turi eiti chronologine tvarka.
Parašai ir antspaudai – ar jie vis dar būtini?
Tai vienas gajausių mitų verslo pasaulyje. Daugelis vis dar mano, kad sąskaita faktūra be fizinio parašo ir mėlyno antspaudo yra negaliojanti. Tačiau realybė yra kitokia. Jau kurį laiką Lietuvoje, vadovaujantis Buhalterinės apskaitos įstatymu, parašas sąskaitoje faktūroje nėra privalomas rekvizitas.
Tai ypač aktualu skaitmeniniame amžiuje, kai dauguma sąskaitų siunčiamos elektroniniu paštu PDF formatu. Jums nereikia spausdinti dokumento, jo pasirašyti, skanuoti ir tik tada siųsti. Pakanka sugeneruoti tvarkingą PDF failą iš savo apskaitos programos ar šablono. Visgi, jei abi šalys susitaria arba jei to reikalauja specifinės vidinės įmonės procedūros, parašai gali būti naudojami, tačiau įstatymiškai tai tėra formalumas, o ne būtinybė.
Kaip taisyti klaidas: kreditinės sąskaitos faktūros
Klysti yra žmogiška, ir net geriausioms įmonėms pasitaiko išrašyti sąskaitą su neteisinga suma, klaidingu klientu ar netinkamu prekių kiekiu. Ką daryti tokiu atveju? Svarbiausia taisyklė – niekada netrinkite jau išrašytos ir apskaitytos sąskaitos, ypač jei ji jau išsiųsta klientui.
Klaidų taisymui naudojama kreditinė sąskaita faktūra (angl. Credit Note). Tai dokumentas, kuris anuliuoja arba pakoreguoja pradinę sąskaitą. Išrašydami kreditinę sąskaitą:
- Naudokite atskirą seriją (pvz., KRED) arba tą pačią seriją.
- Nurodykite nuorodą į tikslinamą sąskaitą (pvz., „Tikslinama 2023-10-01 sąskaita Serija MV Nr. 0050“).
- Sumas rašykite su minuso ženklu. Jei norite visiškai anuliuoti sąskaitą, įrašykite pilną sumą su minusu. Jei norite suteikti nuolaidą ar sumažinti kainą, įrašykite tik skirtumą su minuso ženklu.
Šis būdas užtikrina skaidrumą buhalterijoje ir leidžia VMI matyti visą operacijų eigą.
Individuali veikla: specifiniai niuansai
Vykdantiems individualią veikla pagal pažymą, galioja šiek tiek supaprastinta tvarka, tačiau principai išlieka tie patys. Svarbu žinoti, kad individualios veiklos vykdytojai savo apskaitoje dažnai naudoja pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalą. Kiekviena išrašyta sąskaita turi būti registruojama šiame žurnale.
Individualios veiklos vykdytojams ypač svarbu sąskaitoje nurodyti, kad paslauga teikiama vykdant individualią veiklą, ir įrašyti pažymos numerį. Tai padeda klientams (ypač juridiniams asmenims) teisingai deklaruoti išmokas B klasės pajamų deklaracijose.
Dažniausios klaidos, kurių privalote vengti
Norint išlaikyti profesionalų įvaizdį ir išvengti problemų su mokesčių administratoriumi, atkreipkite dėmesį į šias dažniausiai daromas klaidas:
- Word/Excel formatas siuntimui: Niekada nesiųskite klientui sąskaitos redaguojamu formatu (.doc, .xls). Klientas netyčia gali pakeisti sumą ar datą. Visada konvertuokite dokumentą į PDF.
- PVM kodo painiava: Jei nesate PVM mokėtojas, jokiu būdu nerašykite PVM tarifo ir neišskirkite PVM sumos, net jei naudojate šabloną, kuriame yra tokia grafą. Tai grubi buhalterinė klaida.
- Valiutos nenurodymas: Jei dirbate su užsienio klientais, aiškiai nurodykite valiutą. Jei sąskaita išrašoma ne eurais, privalote nurodyti ir sumą eurais pagal oficialų tos dienos Lietuvos banko kursą (PVM įstatymo reikalavimai).
- Neteisingi rekvizitai: Visada patikrinkite kliento rekvizitus viešuose registruose (pvz., rekvizitai.lt). Įmonės dažnai keičia adresus ar PVM statusą.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar galiu išrašyti sąskaitą faktūrą atgaline data?
Iš esmės sąskaitą faktūrą rekomenduojama išrašyti paslaugos suteikimo metu arba iškart po jos. Tačiau PVM įstatymas numato, kad PVM sąskaita faktūra privalo būti išrašyta iki kito mėnesio, einančio po mėnesio, kurį buvo patiektos prekės ar suteiktos paslaugos, 10 ar 15 dienos (priklausomai nuo situacijos). Visgi, piktnaudžiauti datomis nereikėtų, nes tai iškraipo buhalterinę apskaitą.
Ar būtina naudoti specialią programą sąskaitoms išrašyti?
Ne, tai nėra būtina. Galite naudoti „Excel“ ar „Word“ šablonus, jei užtikrinate, kad visi rekvizitai yra teisingi ir numeracija nesidubliuoja. Tačiau didėjant sąskaitų kiekiui, specializuotos programos padeda išvengti klaidų ir sutaupo daug laiko.
Ką daryti, jei klientas prašo sąskaitos anglų kalba?
Lietuvos Respublikos įmonių buhalterinė apskaita turi būti tvarkoma lietuvių kalba. Tačiau jūs turite teisę išrašyti dvikalbę sąskaitą arba sąskaitą užsienio kalba, jei tai yra tarptautinis sandoris. Svarbiausia, kad mokesčių administratorius (VMI) pareikalavus galėtų suprasti dokumento turinį (prireikus gali tekti pateikti vertimą).
Kiek laiko reikia saugoti sąskaitas faktūras?
Pagal Bendrąjį dokumentų saugojimo terminų rodiklį, sąskaitos faktūros paprastai saugomos 10 metų. Tai galioja tiek popieriniams, tiek elektroniniams dokumentams.
Automatizavimas ir profesionalaus įvaizdžio kūrimas
Nors verslo pradžioje rankinis sąskaitų pildymas „Excel“ lentelėse atrodo kaip taupus sprendimas, ilgainiui tai tampa našta. Rankiniu būdu sunku sekti, kas apmokėjo sąskaitas, o kas vėluoja, be to, didėja žmogiškųjų klaidų tikimybė. Šiuolaikinėje rinkoje egzistuoja daugybė nebrangių arba net nemokamų debesijos pagrindu veikiančių įrankių, skirtų sąskaitų faktūrų išrašymui.
Naudodami specializuotas sistemas, ne tik automatizuosite serijų numeraciją ir klientų duomenų įvedimą, bet ir galėsite siųsti automatinius priminimus skolininkams. Tvarkinga, laiku atsiųsta ir profesionaliai atrodanti sąskaita faktūra formuoja patikimo partnerio įvaizdį ir, kaip rodo praktika, yra apmokama greičiau nei betvarkingas dokumentas. Investicija į tvarkingą procesą nuo pat pirmos dienos atsiperka ramesniu miegu ir sklandesniu verslo augimu.
