Individuali veikla pagal pažymą šiandien yra vienas populiariausių būdų legaliai gauti pajamų iš savo profesinės veiklos, nesvarbu, ar tai būtų programavimas, konsultacijos, ar rankdarbių gamyba. Nors veiklos įregistravimas trunka vos kelias minutes, daugelį pradedančiųjų verslininkų gąsdina kita medalio pusė – buhalterinė apskaita. Dažnai manoma, kad apskaitos tvarkymas reikalauja specifinių žinių arba brangių programų, tačiau realybė yra kiek paprastesnė. Visgi, paprastumas nereiškia, kad galima atsipalaiduoti: Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) reikalauja tikslumo, o pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalas yra pagrindinis dokumentas, kuriuo remiantis vėliau apskaičiuojami mokesčiai. Supratus pagrindinius principus ir išvengus elementarių klaidų, žurnalo pildymas tampa rutinine, kelių minučių per mėnesį reikalaujančia užduotimi.
Kas yra individualios veiklos pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalas?
Iš esmės tai yra dokumentas, kuriame chronologine tvarka fiksuojamos visos su vykdoma veikla susijusios finansinės operacijos. Nuo teisingo šio žurnalo užpildymo priklauso, kiek gyventojų pajamų mokesčio (GPM), valstybinio socialinio draudimo (VSD) ir privalomojo sveikatos draudimo (PSD) įmokų turėsite sumokėti metų gale.
Svarbu žinoti, kad popieriniai žurnalai, kuriuos seniau reikėdavo registruoti VMI skyriuje, jau yra praeitis. Šiuo metu gyventojai turi kelias alternatyvas:
- i.APS posistemis: Tai VMI sukurta nemokama elektroninė paslauga, kurioje galima pildyti pajamų ir išlaidų žurnalą. Jos privalumas – dalis duomenų gali būti sukeliami automatiškai, o mokesčių deklaravimo metu sistema pati padeda suformuoti preliminarią deklaraciją.
- Elektroninė skaičiuoklė (pvz., „Excel“): Daugelis buhalterių ir pačių gyventojų vis dar renkasi šį būdą dėl lankstumo. Svarbiausia, kad skaičiuoklėje būtų visi privalomi rekvizitai, nustatyti buhalterinės apskaitos taisyklėse.
- Specializuotos apskaitos programos: Jei veikla sudėtinga, pavyzdžiui, esate PVM mokėtojas arba turite daug ilgalaikio turto, gali prireikti profesionalesnių įrankių.
Pajamų fiksavimo taisyklės: pinigų apskaitos principas
Viena dažniausių pradedančiųjų klaidų yra neteisingas pajamų pripažinimo momentas. Individualioje veikloje taikomas pinigų apskaitos principas. Tai reiškia, kad pajamos laikomos gautomis tada, kai pinigai fiziškai patenka į jūsų banko sąskaitą arba į kasą (grynaisiais), o ne tada, kai išrašote sąskaitą faktūrą.
Pavyzdžiui, jei sąskaitą klientui išrašėte gruodžio 28 dieną, o pavedimą gavote sausio 3 dieną, šios pajamos turi būti traukiamos į kitų metų apskaitos žurnalą. Tai ypač svarbu metams baigiantis, nes nuo to priklauso, kurių metų mokestinę naštą šios pajamos padidins.
Pildant pajamų dalį žurnale, būtina nurodyti:
- Operacijos datą.
- Dokumento pavadinimą ir numerį (pvz., Sąskaita faktūra Nr. 10).
- Operacijos turinį (pvz., už suteiktas dizaino paslaugas).
- Sumą.
Išlaidų pripažinimo būdai: 30 proc. taisyklė ar faktinės išlaidos?
Bene svarbiausias sprendimas, kurį turi priimti kiekvienas individualią veiklą vykdantis asmuo, yra išlaidų atskaitymo būdo pasirinkimas. Buhalteriai pabrėžia, kad šį pasirinkimą galima keisti kiekvienais metais, priklausomai nuo to, kas jums naudingiau.
Alternatyva A: 30 proc. nuo pajamų be dokumentų
Tai paprasčiausias būdas, kurį renkasi dauguma paslaugų teikėjų (programuotojai, konsultantai, dizaineriai), kurie neturi didelių veiklos sąnaudų. Pasirinkus šį būdą, nereikia rinkti jokių išlaidas pagrindžiančių dokumentų (čekių, sąskaitų). Įstatymas leidžia 30 proc. gautų pajamų automatiškai laikyti leidžiamais atskaitymais.
Pavyzdys: Jei gavote 10 000 Eur pajamų, 3 000 Eur automatiškai laikomi sąnaudomis, o mokesčiai skaičiuojami tik nuo 7 000 Eur. Žurnale pildyti išlaidų grafų tokiu atveju nereikia.
Alternatyva B: Faktinės išlaidos pagal dokumentus
Šis būdas naudingas prekybininkams arba tiems, kurių veikla reikalauja didelių investicijų (pvz., brangios įrangos pirkimas, patalpų nuoma, žaliavos). Jei jūsų realios išlaidos viršija 30 proc. gautų pajamų, finansiškai naudingiau rinkti visus čekius ir sąskaitas.
Tačiau čia galioja griežtos taisyklės:
- Išlaidos turi būti tiesiogiai susijusios su pajamų uždirbimu.
- Turi būti visi juridinę galią turintys dokumentai (vien banko išrašo ar kortelės skaitytuvo kvito nepakanka – reikalinga sąskaita faktūra).
- Dokumentuose turi būti nurodyti jūsų rekvizitai.
Klaidų vengimas: ką pataria buhalterė
Net ir tvarkingai pildant žurnalą, pasitaiko specifinių situacijų, kurios gali užtraukti nemalonę tikrinimo metu. Štai kelios esminės klaidos, kurių privalu vengti:
1. Asmeninių ir veiklos pinigų maišymas
Nors įstatymas nedraudžia naudoti asmeninės sąskaitos veiklai, buhalteriai primygtinai rekomenduoja atsidaryti atskirą banko sąskaitą individualiai veiklai. Tai palengvina žurnalo pildymą – nereikia rankioti reikiamų operacijų iš „Maxima“ apsipirkimų ar komunalinių mokesčių mokėjimų srauto. Be to, VMI patikrinimo atveju inspektoriai matys tik su veikla susijusias operacijas, o ne jūsų asmeninį gyvenimą.
2. Netinkami išlaidų dokumentai
Dažna klaida – į išlaidas traukiami kuro kvitai arba parduotuvės čekiai, kuriuose nėra pirkėjo (jūsų) rekvizitų. Jei kvito suma neviršija 100 Eur, jame nebūtina nurodyti pirkėjo rekvizitų, tačiau techniškai saugiau visada prašyti sąskaitos faktūros. Jei suma viršija 100 Eur, sąskaita faktūra su jūsų vardu, pavarde ir IV pažymos numeriu (arba asmens kodu) yra būtina.
3. Ilgalaikio turto painiava
Jei perkate kompiuterį, telefoną ar automobilį veiklai, negalite visos sumos iškart įtraukti į to mėnesio išlaidas (jei tai laikoma ilgalaikiu turtu). Ilgalaikis turtas turi būti nusidėvimas per kelerius metus. Visgi, smulkiajam verslui dažnai taikoma išimtis, leidžianti turtą nurašyti iškart, jei jo vertė neviršija tam tikros nustatytos ribos, tačiau tai turi būti aiškiai apibrėžta jūsų apskaitos politikoje.
4. Reprezentacinės sąnaudos
Verslo pietūs su klientais gali būti laikomi sąnaudomis, tačiau tik 50 proc. sumos yra leidžiami atskaitymai. Daugelis klysta įtraukdami visą pietų sumą į žurnalą kaip mažinančią apmokestinamąsias pajamas.
PVM mokėtojo prievolė
Pildant žurnalą svarbu stebėti „raudonąją liniją“ – 45 000 Eur pajamų sumą per paskutinius 12 mėnesių. Tai nėra kalendoriniai metai, o slenkantis 12 mėnesių laikotarpis. Viršijus šią ribą, atsiranda prievolė registruotis PVM mokėtoju.
Tapus PVM mokėtoju, apskaitos žurnalo pildymas tampa sudėtingesnis: atsiranda prievolė atskirai fiksuoti gautą ir sumokėtą PVM, teikti mėnesines PVM deklaracijas. Todėl artėjant prie šios ribos, verta pasikonsultuoti su profesionaliu buhalteriu, kad perėjimas būtų sklandus.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Žemiau pateikiami atsakymai į konkrečius klausimus, kurie dažniausiai kyla pradedantiesiems pildyti individualios veiklos žurnalą.
Ar privalau spausdinti sąskaitas faktūras, jei pildau žurnalą elektroniniu būdu?
Ne, VMI nereikalauja spausdinti ir archyvuoti popierinių sąskaitų, jei jos išrašytos ir gautos elektroniniu formatu. Svarbu, kad jos būtų saugiai išsaugotos jūsų kompiuteryje ar debesyje ir prireikus būtų prieinamos patikrinimui. Dokumentus privaloma saugoti 10 metų.
Ką daryti, jei pamečiau išlaidas pagrindžiantį čekį?
Jei pasirinkote išlaidas skaičiuoti pagal faktą ir pametėte dokumentą, tos sumos negalite traukti į leidžiamus atskaitymus. Tokiu atveju ta suma bus apmokestinama. Jei išlaidas skaičiuojate pagal 30 proc. taisyklę, pamesti čekiai įtakos mokesčiams neturi.
Ar galiu į išlaidas traukti automobilio kurą?
Taip, jei automobilis naudojamas veiklai. Tačiau tam reikia arba deklaruoti automobilį kaip veiklos turtą (tada galima traukti remonto, draudimo išlaidas), arba turėti labai aiškius įrodymus (kelionės lapus), kad kuras sunaudotas darbo tikslais. Dažnai paprasčiau rinktis 30 proc. taisyklę, kuri padengia ir kuro išlaidas be papildomo popierizmo.
Ar reikia pildyti žurnalą, jei tą mėnesį nebuvo pajamų?
Jei tą mėnesį nebuvo nei pajamų, nei išlaidų, žurnale įrašų daryti nereikia. Tačiau jei patyrėte išlaidų (pvz., sumokėjote už interneto svetainės talpinimą), jas verta įrašyti, net jei pajamų nebuvo – tai sumažins metinį apmokestinamąjį pelną.
Ar galiu pildyti žurnalą užsienio valiuta?
Visos operacijos apskaitos žurnale privalo būti konvertuotos į eurus pagal operacijos dieną galiojantį oficialų Europos Centrinio Banko kursą. Negalima pildyti žurnalo USD ar kita valiuta.
Svarbiausi terminai ir deklaracijos pateikimas
Tvarkingai pildomas žurnalas yra tik tarpinė stotelė galutinio tikslo link – metinės pajamų deklaracijos (GPM311). Pasibaigus kalendoriniams metams, visi individualią veiklą vykdę asmenys privalo deklaruoti pajamas iki kitų metų gegužės 1 dienos (kartais terminas pratęsiamas iki gegužės 2 d., jei tai nedarbo diena).
Būtent šiuo momentu pasimato tvarkingo apskaitos vedimo nauda. Jei naudojate i.APS, deklaracijos vedlys didžiąją dalį informacijos užpildys už jus. Jei naudojate „Excel“, jums reikės tik susumuoti žurnalo pajamų ir išlaidų eilutes ir perkelti galutinius skaičius į atitinkamus deklaracijos laukelius. Nepamirškite, kad net ir nutraukus veiklą metų viduryje, deklaraciją už tą laikotarpį vis tiek reikės pateikti kitais metais. Laiku sutvarkyta apskaita ir teisingai užpildytas žurnalas ne tik apsaugo nuo baudų, bet ir leidžia ramiai planuoti savo finansinę ateitį bei teisėtai optimizuoti mokesčius.
